Mẫu biên bản giao nhận vật tư đóng gói: ghi rõ lô, số lượng và tình trạng
Biên bản giao nhận vật tư đóng gói cần ghi rõ nhận bao nhiêu, theo đơn vị nào và đã kiểm tra đến mức nào. Nhận đủ số kiện chưa đồng nghĩa đã kiểm đủ số túi hay xác nhận toàn bộ chất lượng. Mẫu ghi nhận dưới đây giúp kho và mua hàng tránh nhầm giữa giao nhận ban đầu với nghiệm thu.
1. Tách giao nhận ban đầu và kiểm nhận chi tiết
Khi xe giao đến, kho thường có thể xác nhận số kiện, nhãn, dấu niêm và tình trạng bao ngoài. Những nội dung như kích thước, số chiếc trong bó hoặc khả năng chạy máy có thể cần thời gian kiểm tiếp. Biên bản nên phản ánh đúng phạm vi đã kiểm, kèm người phụ trách và thời hạn xử lý nội bộ nếu có.
Ví dụ cách ghi: “Nhận 10 kiện, bao ngoài chưa thấy rách tại thời điểm giao; số chiếc và quy cách bên trong chờ kiểm theo kế hoạch.” Đây là ví dụ câu chữ, không phải kết luận nghiệm thu cho bất kỳ lô hàng cụ thể nào.
2. Các trường thông tin cần có
| Nhóm thông tin | Nội dung điền thực tế |
|---|---|
| Chứng từ | Số đơn mua, số phiếu giao, ngày giờ và địa điểm nhận |
| Nhận diện | Tên vật tư, mã hàng, phiên bản quy cách và mã lô |
| Số lượng | Đơn vị tính, số theo chứng từ, số nhận, cách kiểm |
| Quy cách đóng gói | Số kiện, số bó hoặc cuộn mỗi kiện theo thỏa thuận |
| Tình trạng | Bao ngoài, nhãn, vùng ướt, rách, móp hoặc dấu bất thường |
| Kết luận tại thời điểm nhận | Đã kiểm gì, phần chờ kiểm, vị trí giữ hàng và người xử lý |
| Xác nhận | Người giao, người nhận, người kiểm và phụ lục kèm theo |
Nếu có nhiều mã hoặc nhiều lô, ghi từng dòng riêng. Không gom các cuộn khác khổ hoặc túi khác kích thước vào một dòng chỉ vì cùng tên vật tư. Khi thiếu mã lô trên kiện, ghi đúng thực tế và đề nghị bổ sung thông tin truy xuất.
3. Mẫu câu điền biên bản
Thông tin lô: đơn mua ...; phiếu giao ...; vật tư ...; mã ...; phiên bản ...; mã lô ...; số kiện ...
Số lượng: đơn vị tính ...; số theo phiếu ...; số kiểm nhận ...; phương pháp đếm hoặc cân ...; phần bao bì đã trừ ...
Quan sát: vị trí kiểm ...; tình trạng ...; số kiện liên quan ...; ảnh đính kèm ...; mẫu lưu ...
Phạm vi xác nhận: đã kiểm ...; chưa kiểm ...; số lượng chờ đánh giá ...; vị trí lưu ...; người phụ trách ...; bước tiếp theo ...
Doanh nghiệp có thể chuyển các mục này vào biểu mẫu đang dùng. Nội dung phải phù hợp thỏa thuận giao nhận thực tế; mẫu trên hỗ trợ nghiệp vụ kho, không tự thay thế điều khoản hợp đồng hoặc hồ sơ chất lượng.
4. Cách ghi số lượng theo từng loại vật tư
- Túi mua theo kg: nêu kg cả kiện, phần bao bì và kg tịnh nếu đó là cơ sở giao nhận.
- Túi mua theo chiếc: nêu số bó, cách đếm và phần đã mở kiểm.
- Màng cuộn: tách số cuộn, mã cuộn và đơn vị thanh toán; không suy chiều dài chỉ từ số cuộn.
- Carton: tách mã thùng, số bó và số tấm hoặc thùng theo cách đặt hàng.
Không tự đổi mét sang kg hoặc kg sang chiếc khi chưa có căn cứ. Nếu sử dụng quy đổi để ước tính, ghi công thức và mẫu dùng để tính, đồng thời phân biệt với số đã đếm thực tế.
5. Khi có chênh lệch hoặc dấu hiệu bất thường
Ghi hiện tượng khách quan, số lượng liên quan và thời điểm phát hiện. Chụp ảnh toàn kiện, nhãn và vùng bất thường trước khi đổi bao ngoài. Tách phần chờ kiểm theo quy trình kho, thông báo người phụ trách và giữ lại chứng từ liên quan.
Không tự quy trách nhiệm khi chưa có kết quả đối chiếu. Một biên bản hữu ích mô tả được điều đã quan sát và việc cần làm tiếp, thay vì chỉ ghi “hàng lỗi”. Khi hoàn tất kiểm tra, cập nhật kết quả bằng phụ lục hoặc chứng từ bổ sung có liên kết rõ với lần nhận ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Đã ký nhận đủ kiện có phải đã nghiệm thu chất lượng?
Cần xem nội dung xác nhận và thỏa thuận của hai bên. Nên ghi rõ phạm vi kiểm tra ngay trên chứng từ để tránh hiểu khác nhau.
Có cần ảnh cho mọi lần giao không?
Thực hiện theo quy trình doanh nghiệp. Với kiện có dấu bất thường, ảnh nhãn và hiện trạng giúp đối chiếu thuận tiện hơn.
Xem cách kiểm đếm túi giao theo kg, cách lưu mẫu và danh mục vật tư để chuẩn hóa bước nhận hàng.
Trao đổi quy cách với Vật Tư Xưởng
Gửi ảnh mẫu, kích thước, yêu cầu sử dụng, số lượng và nơi nhận qua Zalo 0903 235 515 hoặc sales01@proline.vn. Quy cách cung cấp, giá và thời gian giao được xác nhận theo yêu cầu cụ thể.
