Mẫu yêu cầu báo giá vật tư đóng gói cho bộ phận mua hàng
Một yêu cầu báo giá vật tư đóng gói cần có ứng dụng, quy cách, số lượng, đơn vị tính, nơi giao và thời điểm cần hàng. Gửi cùng một bộ yêu cầu cho các phương án giúp bộ phận mua hàng so sánh được giá và điều kiện thực hiện, thay vì chỉ thu về nhiều đơn giá khó đối chiếu.
Bài này cung cấp mẫu thông tin để gửi nhà cung cấp và khung so sánh phản hồi. Nếu đang lập danh sách cần mua, xem checklist vật tư cho kho xưởng.
1. Chuẩn bị một bộ yêu cầu có mã phiên bản
Đặt mã cho từng vật tư và ghi phiên bản quy cách. Tách thông số bắt buộc khỏi thông số cần nhà cung cấp đề xuất. Ảnh hoặc mẫu tham khảo nên có ghi chú: dùng để đối chiếu hình thức, kích thước hay là mẫu đã duyệt.
Ghi nhu cầu dự kiến định kỳ riêng với lượng đặt đợt đầu. Việc dự báo nhu cầu không đồng nghĩa cam kết mua toàn bộ sản lượng đó.
2. Mẫu yêu cầu báo giá có thể sao chép
Đề nghị báo giá vật tư: [tên và mã hàng].
Ứng dụng, hàng chứa hoặc bề mặt dùng: […].
Quy cách/phiên bản và mẫu đính kèm: […].
Vật liệu, kích thước, độ dày và đơn vị: […].
Yêu cầu in hoặc gia công: […].
Số lượng từng mã, đơn vị tính, đóng gói: […].
Địa điểm giao và thời điểm cần: […].
Yêu cầu mẫu, hồ sơ và kiểm nhận: […].
Thông số chưa xác định, cần đề xuất: […].Đề nghị phản hồi riêng: giá hàng; thuế; vận chuyển; phí mẫu/khuôn hoặc khoản một lần; số lượng tối thiểu; thời gian chuẩn bị và điều kiện bắt đầu tính; thanh toán; hiệu lực báo giá; điểm khác yêu cầu và phương án thay thế nếu có.
Các ô trong ngoặc là phần người mua điền theo nhu cầu; nếu chưa có số liệu, ghi “chưa xác định” và gửi mẫu để trao đổi.
3. Thêm đúng thông số cho từng loại vật tư
| Vật tư | Thông tin riêng cần bổ sung | Sản phẩm để trao đổi |
|---|---|---|
| Băng keo | Khổ mm, chiều dài m/yard, độ dày tổng µm, màu, dùng tay/máy. | Băng keo dán thùng carton |
| Tem nhãn | Rộng × cao, bề mặt dán, file và phiên bản, số lượng từng mẫu, quy cách cuộn/tờ. | Tem nhãn decal theo yêu cầu |
| Màng cuộn | Cấu trúc, khổ, độ dày, lõi, giới hạn cuộn ngoài, mặt và hướng cuốn. | Màng BOPP in ghép hoặc nhóm màng phù hợp |
| Thùng carton | Kích thước và cách đo, hàng chứa, khối lượng kiện, kiểu thùng, yêu cầu in. | Carton đóng gói theo yêu cầu |
| Màng quấn pallet | Cách quấn tay/máy, quy cách cuộn, khối lượng tịnh, nhu cầu và kiện thực tế. | Màng PE quấn pallet |
Không chọn vật liệu chỉ để điền đủ biểu mẫu. Với thông số chưa chắc chắn, gửi ảnh, mẫu và ứng dụng; nhà cung cấp cần xác nhận khả năng đáp ứng trước khi chốt.
4. So sánh phản hồi trên cùng cơ sở
Lập bảng với mỗi dòng là một mã vật tư và một phương án chào. Các cột nên có: quy cách chào, điểm khác yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, giá hàng, thuế, vận chuyển, phí một lần, thời gian giao và tình trạng mẫu.
Tách phương án thay thế khỏi phương án đúng yêu cầu. Ví dụ, tem khác vật liệu hoặc băng keo khác chiều dài không nên được xếp chung chỉ vì cùng tên gọi. Phí làm khuôn hoặc mẫu cần được tách khỏi phần chi phí mua lặp lại.
Tham khảo cách so giá băng keo theo chi phí thực dùng và quy cách đặt mua màng cuộn khi cần chuẩn hóa đơn vị.
5. Chốt những gì trước khi đặt hàng?
- Xác nhận mẫu và phiên bản quy cách cuối.
- Thống nhất số lượng, đơn vị, đóng gói và lịch giao.
- Làm rõ tiêu chí kiểm nhận và cách xử lý sai khác.
- Xác nhận giá, thuế, vận chuyển, thanh toán và hiệu lực.
- Lưu cùng bộ hồ sơ: yêu cầu, báo giá, mẫu duyệt và đơn đặt hàng.
Quy trình duyệt chi tiết có thể xem tại duyệt mẫu bao bì trước sản xuất. Không dùng các đoạn tin nhắn rời rạc làm tài liệu duy nhất cho đơn nhiều mã.
Gửi yêu cầu báo giá cho Vật Tư Xưởng
Gửi danh sách mã hàng, bảng quy cách, ảnh mẫu và số lượng qua Zalo 0903 235 515 hoặc sales01@proline.vn. Nếu mua nhiều nhóm vật tư, tách từng dòng để trao đổi rõ loại hàng có thể cung cấp, mẫu, giá và lịch giao.
