Tồn kho vật tư đóng gói: tính điểm đặt hàng và lượng mua
Điểm đặt hàng vật tư đóng gói được tính từ nhu cầu trong thời gian bổ sung cộng mức dự phòng. Trước khi quyết định mua, cần đối chiếu tồn dùng được, lượng đã dành cho sản xuất và đơn hàng đang về. Một con số tồn trên sổ chưa phản ánh đầy đủ vật tư có thể cấp phát.
Hướng dẫn này dành cho kho và mua hàng theo dõi băng keo, tem nhãn, màng cuộn. Trọng tâm là khi nào đặt và đặt thêm bao nhiêu; cách sắp xếp kho xem riêng tại bảo quản vật tư theo lô.
1. Tách mã đúng trước khi tính tồn
Mỗi mã cần gắn với vật liệu, kích thước, độ dày hoặc phiên bản thiết kế có liên quan đến sử dụng. Hai loại băng keo khác chiều dài không nên nhập chung một mã quản lý theo cuộn. Hai tem cùng kích thước nhưng khác nội dung cũng cần nhận diện riêng.
Thống nhất đơn vị nhập, đơn vị cấp phát và hệ số quy đổi. Với cuộn dùng dở, ghi phần còn lại bằng phương pháp đã thống nhất; không coi một cuộn còn ít bằng một cuộn nguyên. Tách số ước tính khỏi số đã đo.
2. Phân biệt các con số trước khi đặt
| Khái niệm dùng trong bảng này | Cách hiểu |
|---|---|
| Tồn dùng được | Hàng đạt yêu cầu hiện ở kho, gồm cả phần đã dành cho kế hoạch nếu chưa xuất. |
| Lượng đã dành | Phần trong tồn dùng được đã phân cho lệnh hoặc kế hoạch sản xuất. |
| Tồn khả dụng còn lại | Tồn dùng được trừ lượng đã dành; không trừ phần này thêm lần nữa. |
| Hàng đang về phù hợp | Đơn mua đã xác nhận, đúng quy cách và dự kiến về kịp nhu cầu. |
| Hàng loại khỏi tính toán | Hàng lỗi, chờ kiểm tra hoặc tem hết phiên bản chưa được phép dùng. |
Đặt định nghĩa ngay trong file quản lý vì các phần mềm có thể dùng tên cột khác. Nếu phần mềm đã trừ lượng dành khi hiển thị tồn khả dụng, không trừ lại lần nữa.
3. Tính điểm đặt hàng
Điểm đặt hàng = nhu cầu bình quân/ngày × thời gian bổ sung + tồn dự phòng. Thời gian bổ sung tính đến khi hàng sẵn sàng sử dụng, gồm các bước cần thiết như duyệt mẫu, chuẩn bị hàng, vận chuyển và kiểm nhận.
Ví dụ giả định: dùng 20 cuộn băng keo/ngày, thời gian bổ sung 5 ngày, dự phòng nội bộ 40 cuộn. Điểm đặt hàng bằng 20 × 5 + 40 = 140 cuộn. Đây không phải mức tồn khuyến nghị chung cho mọi xưởng.
4. Điểm đặt hàng khác lượng cần mua
Điểm đặt hàng là ngưỡng cảnh báo theo mô hình theo dõi đã chọn. Lượng mua còn phụ thuộc kế hoạch đến kỳ bổ sung tiếp theo, hàng đang về, số lượng tối thiểu, bội số đóng gói và khả năng chứa kho.
Với cách lập kế hoạch theo kỳ, có thể đối chiếu:
Lượng thiếu dự kiến = nhu cầu chưa được phân bổ trong kỳ + tồn mục tiêu cuối kỳ − tồn khả dụng còn lại − hàng về kịp trong kỳ.
Ví dụ giả định cùng đơn vị cuộn: nhu cầu chưa phân bổ 300, tồn mục tiêu cuối kỳ 40, tồn khả dụng còn lại 80 và hàng về kịp 100 thì thiếu 160 cuộn. Nếu ra số âm, chưa phát sinh lượng thiếu theo giả định đó. Sau đó mới đối chiếu bội số đóng gói và điều kiện nhà cung cấp.
Không tính lại một nhu cầu đã được trừ thông qua lượng dành. Với kế hoạch biến động mạnh, xem nhu cầu theo ngày và ngày về của từng đơn; số bình quân có thể che khuất một đợt tăng sử dụng.
5. Theo dõi riêng từng nhóm vật tư
- Băng keo dán thùng: theo dõi chiều dài cuộn, đơn vị cấp phát và tiêu hao trên thùng đạt.
- Tem nhãn decal: theo dõi từng thiết kế, phiên bản và lịch thay nhãn để tránh tồn không dùng được.
- Màng BOPP in ghép và các màng nguyên liệu khác: tách cấu trúc, khổ, độ dày, kg tịnh và cuộn dùng dở.
- Màng PE quấn pallet: quản lý riêng quy cách dùng tay/máy và lượng dùng thực tế theo kiện.
6. Mẫu cột cho bảng kiểm soát
Mã vật tư | quy cách/phiên bản | đơn vị | tồn dùng được | lượng dành | tồn khả dụng còn lại | đơn đang về và ngày về | nhu cầu trong kỳ | thời gian bổ sung | dự phòng | điểm đặt hàng | lượng mua đề xuất | người xác nhận.
Rà lại khi nhu cầu, quy cách, lịch sản xuất hoặc thời gian giao thay đổi. Điều tra chênh lệch kiểm kê trước khi sửa số; tách hao hụt, phế và việc cấp nhầm mã để tìm nguyên nhân.
Chuẩn bị đợt bổ sung vật tư
Khi đã xác định lượng thiếu, dùng mẫu yêu cầu báo giá vật tư đóng gói. Gửi mã quy cách, mẫu đang dùng, lượng cần và ngày cần nhận qua Zalo 0903 235 515 để trao đổi giá và khả năng đáp ứng; lịch giao cần được xác nhận cho từng đợt.
